DATENSCHUTZHINWEISE Kunden, Lieferanten und Interessenten

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sind uns, der RAYLASE GmbH, sehr wichtig. Wir nehmen die rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit sehr ernst.

Die nachfolgenden Informationen gelten für Kunden und Lieferanten der RAYLASE GmbH und geben Ihnen vor allem einen Überblick darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben sowie zu welchen Zwecken und auf welche Weise wir diese nutzen. Darüber hinaus informieren wir Sie nachfolgend über Rechte, die Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten uns gegenüber zustehen.

In keinem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben, soweit nicht nachfolgend etwas Abweichendes angegeben ist.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist RAYLASE GmbH, Argelsrieder Feld 2+4, 82234 Wessling.

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. In Ihrem Fall sind es sämtliche Informationen, die wir mit Ihnen in Verbindung bringen können, auch wenn dies nicht direkt möglich ist, sondern z.B. nur über eine Kennnummer.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten zum einen dadurch, dass Sie uns diese mitteilen, z.B. wenn Sie ein Angebot erfragen. Andere personenbezogenen Daten werden durch unsere IT-Systeme automatisch im Zuge der Auftragsabwicklung erfasst. Weitere Einzelheiten finden Sie nachfolgend.

4.1 Zur Erstellung eines Angebots für Sie

Wenn Sie bei uns ein Angebot angefordert haben, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) EU Datenschutz-Grundverordnung ("DS-GVO") folgende personenbezogene Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Position im Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Firmenname mit Adresse
• Telefonnummer, ggf. Handynummer und Faxnummer

Falls Sie im Auftrag eines Dritten, beispielsweise Ihres Arbeitgebers, mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO (unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung von Anfragen).

Die personenbezogene Daten werden bei uns gelöscht, sobald wir sie nicht mehr für die Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen, es sei denn, uns steht aus einem anderen Grund das Recht zur weiteren Speicherung der personenbezogene Daten zu oder wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichtet.

4.2 Zum Abschluss und zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, wenn Sie unser Kunde sind

Wenn Sie unser Kunde sind, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO folgende personenbezogene Daten, um Verträge mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Position im Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Firmenname mit Adresse
• Telefonnummer, ggf. Handynummer und Faxnummer

Falls Sie im Auftrag eines Dritten, beispielsweise Ihres Arbeitgebers, mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO (unser berechtigtes Interesse ist Vertragsdurchführung).

Ihre personenbezogene Daten werden gegebenenfalls im Rahmen der Vertragsabwicklung (z. B. für Zahlung, Versand) auch an Dritte weitergegeben – nämlich Kreditinstitute, Kreditkartenunternehmen und andere Zahlungsdienstleister, Paketdienste und Inkassounternehmen –, deren Einsatz zur Vertragsabwicklung erforderlich ist, weil wir diese Leistungen nicht selbst erbringen können.

Die personenbezogene Daten werden nach Vertragsabwicklung bei uns gelöscht, es sei denn, uns steht aus einem anderen Grund das Recht zur weiteren Speicherung der personenbezogene Daten zu oder wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichtet.
 

4.3 Zum Abschluss und zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, wenn Sie ein Lieferant sind

Wenn Sie unser Lieferant sind, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DS-GVO folgende personenbezogene Daten, um Verträge mit Ihnen abzuschließen und durchzuführen:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Position im Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Firmenname mit Adresse
• Telefonnummer, ggf. Handynummer und Faxnummer

Falls Sie im Auftrag eines Dritten, beispielsweise Ihres Arbeitgebers, mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DS-GVO (unser berechtigtes Interesse ist Vertragsdurchführung).

Ihre personenbezogene Daten werden gegebenenfalls im Rahmen der Bestellabwicklung (z. B. für Zahlung, Versand) auch an Dritte weitergegeben – nämlich Kreditinstitute, Kreditkartenunternehmen und andere Zahlungsdienstleister, Paketdienste und Inkassounternehmen –, deren Einsatz zur Vertragsabwicklung erforderlich ist, weil wir diese Leistungen nicht selbst erbringen können.

Die personenbezogene Daten werden nach Vertragsabwicklung bei uns gelöscht, es sei denn, uns steht aus einem anderen Grund das Recht zur weiteren Speicherung der personenbezogene Daten zu oder wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichtet.

4.4 Zur Durchführung unserer jährlichen Kundenzufriedenheitsanalyse 

Wenn Sie unser Fokuskunde bzw. ein Interessent sind, verarbeiten wir auf Grundlage von Art 6 Abs. S. 1 f) DS-GVO folgende personenbezogene Daten, um einmal jährlich eine Online-Befragung durchzuführen: 

• Anrede
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse  

Die personenbezogenen Daten werden zum Versand der E-Mail mit einem Link zum Anbieter der Umfrage, SurveyMonkey Europe UC, genutzt. Sie haben die Möglichkeit anonym oder unter Angabe ihres Namens an der Umfrage teilzunehmen. Im Rahmen der Umfrage geben wir die Daten an SurveyMonkey Inc. weiter. 

Die personenbezogenen Daten werden nach Abschluss der Kundenzufriedenheitsanalyse gelöscht, es sei denn, uns steht aus einem anderen Grund das Recht zur weiteren Speicherung der personenbezogenen Daten zu oder wir sind aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten hierzu verpflichtet.

4.5 Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Wir setzen in einzelnen Geschäftsprozessen Anwendungen auf Basis Künstlicher Intelligenz („KI“) ein, um interne Abläufe effizienter zu gestalten, Inhalte zu analysieren, Kommunikationsprozesse zu unterstützen sowie unseren Kundenservice und unsere Marketingaktivitäten zu verbessern.

Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten in KI-gestützten Systemen verarbeitet werden, insbesondere berufliche Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Nutzungsdaten oder sonstige im Rahmen der jeweiligen Interaktion bereitgestellte Informationen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO. Für den Einsatz von KI-Anwendungen bestehen interne Richtlinien und organisatorische Vorgaben. Dabei achten wir insbesondere auf die Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Soweit möglich und angemessen, verzichten wir auf die Verarbeitung personenbezogener Daten in KI-Systemen oder verwenden anonymisierte bzw. pseudonymisierte Informationen.

Soweit externe Dienstleister oder cloudbasierte KI-Anwendungen eingesetzt werden, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Sofern hierbei Daten in Drittländer außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, achten wir auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Insbesondere treffen wir keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung ausschließlich auf Grundlage automatisierter Verarbeitung ohne angemessene menschliche Kontrolle und Überprüfung.

5.1 Neben den in dieser Datenschutzerklärung genannten Empfängern können Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall an von uns eingesetzte IT-Dienstleister weitergegeben oder diesen zugänglich gemacht werden. Dies erfolgt ausschließlich dann, wenn dies für die Zweckerfüllung notwendig ist. Diese Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für uns tätig.

Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten, insbesondere im Zusammenhang mit Buchführung sowie der Erstellung von Jahresabschlüssen, können wir zudem externe, zur Verschwiegenheit verpflichtete Dienstleister wie Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte einbinden. Diese erhalten – soweit für ihre jeweilige Tätigkeit erforderlich – Zugriff auf personenbezogene Daten oder verarbeiten diese in unserem Auftrag. Die Einbindung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der ordnungsgemäßen Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit kann es darüber hinaus in weiteren Einzelfällen erforderlich sein, personenbezogene Daten an zusätzliche externe Stellen zu übermitteln oder diesen Zugriff zu gewähren, sofern dies zur Erfüllung der jeweils genannten Zwecke erforderlich ist und eine entsprechende rechtliche Grundlage vorliegt.

5.2 Wir nutzen die HubSpot CRM- und Marketing Automations Instanz des amerikanischen Software-Unternehmens HubSpot Inc. Für Deutschland ist die HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin verantwortlich (im Weiteren „HubSpot“). 

Bei HubSpot handelt es sich um eine integrierte Software-Lösung zur Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten (CRM – Customer Relationship Management) sowie zur Unterstützung unserer Marketing- und Vertriebsprozesse. Hierüber erfassen und verarbeiten wir insbesondere Daten von Interessenten und bestehenden Kunden, die uns über Kontaktformulare oder andere Kommunikationswege bzw. im Rahmen der Zusammenarbeit übermittelt werden. Darüber hinaus nutzen wir HubSpot für E-Mail-Marketing (z. B. Newsletter und automatisierte E-Mail-Strecken), Kontaktmanagement, Vertriebssteuerung sowie Reporting- und Analysefunktionen (z. B. Auswertung von Website-Zugriffen und Kampagnenperformance).

Wir nutzen KI-gestützte Funktionen von HubSpot, insbesondere „HubSpot AI“ bzw. „Breeze“. Diese Funktionen unterstützen uns beispielsweise bei der Erstellung und Analyse von Inhalten, der Zusammenfassung von Informationen, der Bearbeitung von Kundenanfragen sowie der Optimierung interner Kommunikations- und Vertriebsprozesse.

Im Rahmen der Nutzung dieser KI-Funktionen können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies für die jeweilige Zweckerfüllung erforderlich ist. Dabei gelten unternehmensinterne Vorgaben zum datenschutzkonformen Einsatz von KI-Systemen. Insbesondere achten wir auf Datenminimierung und darauf, personenbezogene Daten nur dann in KI-gestützten Funktionen zu verarbeiten, wenn dies erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Soweit möglich, wird auf die Verarbeitung personenbezogener Daten verzichtet oder es werden anonymisierte bzw. pseudonymisierte Informationen verwendet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Auswirkung auf betroffene Personen werden nicht ausschließlich automatisiert und nicht ohne menschliche Prüfung getroffen. Der Verarbeitung von Eingaben zu Trainingszwecken durch HubSpot wurde widersprochen. Eine Mandantentrennung ist vollständig gegeben.

Diese Informationen werden auf Servern von HubSpot in Europa gespeichert. Wir nutzen alle erfassten Informationen ausschließlich auf Basis einer gültigen Rechtsgrundlage. Diese sind, wenn nicht anders angegeben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, inklusive der Standardvertragsklauseln mit HubSpot abgeschlossen.

Mehr Informationen zu der Datenverarbeitung durch HubSpot finden Sie unter: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy und https://legal.hubspot.com/cookie-policy.

6.1 Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Im Rahmen unserer Geschäftsprozesse setzen wir jedoch teilweise IT-Dienstleister ein, bei denen es sich um Unternehmen mit Sitz in Drittländern, insbesondere USA, oder um Unternehmen mit Muttergesellschaften in Drittländern handeln kann. Soweit dies möglich ist, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR.

In Fällen, in denen eine Verarbeitung in EU/EWR-Rechenzentren nicht oder nicht in ausreichendem Umfang möglich ist, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erforderlich werden. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß den Art. 44 ff. DSGVO gewährleistet ist. Dies erfolgt insbesondere durch den Abschluss der von der Europäischen Kommission bereitgestellten Standardvertragsklauseln (SCC) sowie – sofern erforderlich – durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung der Datenverarbeitung.

6.2 Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an unsere Tochterfirmen RAYLASE Laser Technology Inc. (USA) oder RAYLASE Laser Technology (Shenzhen) Co., Ltd. (China) findet nur dann statt, wenn dies zur Vertragserfüllung und Bearbeitung des Auftrags erforderlich ist. Um den maximalen Schutz Ihrer Daten gewährleisten zu können, findet eine Übermittlung nur nach intensiver Prüfung durch die RAYLASE GmbH statt. Es wurden entsprechende Verträge geschlossen, um eine Weitergabe der Daten oder anderweitige Verarbeitung als für den Vertrag notwendig, auszuschließen.

Bei Fragen oder Bedenken hinsichtlich unserer Datenschutzerklärung oder der Verarbeitung Ihrer Daten erreichen Sie uns per Post unter RAYLASE GmbH, Argelsrieder Feld 2+4, 82234 Wessling oder unter datenschutz (at) raylase.de . Zudem wurde ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt. Datenschutzbeauftragte ist Severine Petersen der Firma pDatix Gmbh, Sauerbruchstraße 8, 81377 München.

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung oder Löschung sowie gegebenenfalls Einschränkung der Verarbeitung ("Sperrung")
• Recht auf Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung
• Recht auf Übertragung
• Recht auf Widerruf datenschutzrechtlicher Einwilligungen, sofern Sie uns solche Einwilligungen gegeben haben

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Stand: Mai 2026